использование служебного автомобиля в личных целях
Краткое содержание данной статьи:
- Служебный автомобиль или все-таки личный?
- Есть ли разница в каких целях используется?
- Использование служебного автомобиля в личных целях
- Вывод
Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.
Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.
И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:
- Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
- Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?
Служебный автомобиль или все-таки личный?
Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.
Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.
Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения.
Обращаются внимание на такие моменты:
- путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
- компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.
Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц.
С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.
А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию.
К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).
И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем.
Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.
Кстати, если вы еще ни разу не приобретали Пакет Готовых Шаблонов для немедленного документирования своей работы в области обеспечения БДД, то последняя версия понравится не только вам, но и надзорным органам:
Пакет готовых шаблонов
Всегда актуальная версия. О самом пакете готовых шаблонов можно узнать пройдя по ссылке
Есть ли разница в каких целях используется?
Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).
Есть 3 (три) варианта для анализа:
- эксплуатация для личных целей;
- эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
- Эксплуатация для служебных целей.
Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).
Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).
Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет.
В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.
Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.
Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.
Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?
И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.
Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).
Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях.
Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).
Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.
Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:
- момент выгоды для коммерческой организации;
- момент обеспечения БДД.
На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.
На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).
Кстати, если вы еще ни разу не приобретали Пакет Готовых Шаблонов для немедленного документирования своей работы в области обеспечения БДД, то последняя версия понравится не только вам, но и надзорным органам:
Пакет готовых шаблонов
Всегда актуальная версия. О самом пакете готовых шаблонов можно узнать пройдя по ссылке
Использование служебного автомобиля в личных целях
Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:
- Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
- Договор аренды (субаренды);
- Акт приема-передачи.
А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.
Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
Кстати, у нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения.
Это дистанционное обучение по всей России
с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.
Вывод.
- Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.
Если у вас есть комментарий, обязательно поделитесь с нашими читателями (ниже)
Если вы не прослушали подкаст (аудио) о разборе вопроса нужен ли путевой лист (аудио вопрос-ответ), то прослушать можно здесь>>>
Предприятие планирует использовать работника с его личным автомобилем для хоз.нужд (отвезти, привезти чего нибудь). Можем мы сделать так, чтобы он заправлялся по топливной карте предприятия, и соответственно выписывать для этого путевые листы, все это пропишем в договоре.
Добрый день. Можете. Это называется договор аренды его автомобиля. Без этого договора списание топлива через вашу бухгалтерию будет не обоснованным и не законным.
Составляете договор аренды авто. Выписываете путевой лист и расходы можно обоснованно списывать через вашу бухгалтерию.
Но имейте ввиду, как только авто появляется в аренде у вашей организации, то сразу автоматически появляются обязанности вести все мероприятия по БДД: как с работником, так и с авто.
Добрый день Константин!
Не могли бы вы подсказать к каким нормативным документам ссылаться, которые являются основанием для создания приказа о допуске лиц ИТР к управлению ТС в предприятии?
Спасибо!
Правильнее будет сказать так. Любое физическое лицо обладающее водительским удостоверением (правом на управление авто) обладает профессией водитель. И чтобы решить вопрос закрепления служебного авто за работником ИТР, мы должны понимать, что вместе с закреплением служебного авто, мы поручаем ему работу по управлению транспортным средством. А значит необходимо руководствоваться в первую очередь вот этим законом:
Приказ Министерства транспорта РФ от 11 марта 2016 г. N 59
«Об утверждении Порядка прохождения профессионального отбора и профессионального обучения работниками, принимаемыми на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как поступить правильно в ситуации: юр.лицо по желанию директора взяло автомобиль в лизинг на год. Этот автомобиль будет использоваться в личных целях его женой, которая не является сотрудником предприятия. Чем-то грозит юр.лицу и самому директору такое использование рабочего автомобиля? Жена получила права вчера.
Здесь все просто. Если юридическое лицо владеет транспортным средством на праве собственности или аренды (финансовой аренды) и эксплуатирует его, то включается весь механизм обеспечения безопасности дорожного движения согласно статьи 20 ФЗ-196 «О БДД». Ответственным по умолчанию является сам рукводитель, потому что именно он представляет юридическое лицо. Если служебный автомобиль передается в пользование физическому лицу (в вашем случае не работнику), то должен быть проведен весь комплекс мер по обеспечению БДД (медицинский осмотр, стажировка, инструктаж). Почему? Представьте что к токарному станку (такому же как авто, источнику повышенной опасности) допустили поработать постороннего. Всю ответственность (административную и уголовную), если что то не дай бог случиться, будет нести ответственый за этот станок за то что обеспечил допуск к работе на станке постороннего, и руководитель, который не обеспечил правильную передачу станка и работу на нем.
Добрый день, Константин! Если генеральный директор подписывает доверенности на персональных водителей, на право управления всеми автомобилями предприятия. То снимает ли, выше указанное действие, с меня, как ответственного за БДД, какие либо риски?
Ответ находится в вашем вопросе. Доверять управлять транспортным средством и отвечать за обеспечение БДД это разные вещи по своей сути. Приведу пример, я доверяю вам пользоваться электрощупом (просто даю вам его в руки), но лезть этим щупом в розетку это совсем другая тема с кучей мероприятий по допуску. Поэтому директор доверил лишь управлять авто. А вот допустить к управлению трезвого водителя к исправному авто, это уже ваша зона ответственности.
Приветствую Константин! Почти в тему. Слышал, что есть нормативная база ограничивающая поездки руководителя с работы /на работу на служебном автомобиле под управлением штатного водителя. Непроизводственные расходы. Или некорректное указание маршрута следования в путевом листе типа «По городу»?
Про ограничения в нормативной базе не встречал. А в путевом листе лучше прописывать конкретный адрес поездки (конкретный маршрут). Это нужно для того чтобы показать, что поездка была именно конкретной и по рабочим делам, то есть обоснованная конкретная поездка.